Rechtmatigheidsverantwoording - Nieuwe wetgeving

Inleiding
In de jaarrekening hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In de financiële verordening heeft de gemeenteraad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat onrechtmatigheden vanaf € 100.000 in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht. Hieronder gaan wij in op de bevindingen met betrekking tot het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium.

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld volgens de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de financiële- en controleverordeningen van onze gemeente. Daarnaast geldt het door de gemeenteraad op 19 december 2023vastgestelde normenkader als toetsingskader voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium heeft betrekking op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting. Het gaat hierbij om de exploitatie, investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand komen.

Onderstaand lichten wij de afwijkingen toe.

De VIC heeft de onderstaande adviezen gegeven om de begrotingsrechtmatigheid te verbeteren. Deze adviezen zullen in 2024 worden geïmplementeerd c.q. voorgesteld.

De VIC heeft het volgende geadviseerd:

-         1e lijn: Vergroot de aandacht in de organisatie voor (begrotings)onrechtmatigheden, bijvoorbeeld door themabijeenkomsten rondom tussenrapportages. Leg goed uit aan budgethouders en -beheerders dat zij verantwoordelijk zijn voor rechtmatig handelen, en dat van hen verwacht wordt dat zij wetten en regels kennen waarbinnen zij mogen handelen.

-         2e lijn: Door de tweede lijn gedurende het jaar al analyses te (laten) verrichten wordt het bewustzijn vergroot om eventuele afwijkingen te melden en onrechtmatigheden eerder te voorzien. Voer het goede gesprek met de teamleiders en budgethouders. Hiermee kunnen tussentijdse bijstellingen van de begroting worden voorgesteld en kan de raad tijdig worden geïnformeerd.

-         De financiële verordening kan worden aangepast. Hierin kan worden opgenomen dat de raad de jaarrekening als moment van tijdig informeren aan de raad voor de afwijkingen van het begrotingsjaar definieert. Hiermee voorkom je dat onderschrijdingen en overschrijding van de baten en onderschrijdingen van de lasten als onrechtmatigheid worden meegeteld.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Aanbestedingsrechtmatigheid
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot de Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout.

Bij 8 crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 2,3 miljoen.

Oorzaken zijn dat opdrachten stilzwijgend zijn verlengd of dat een opdracht is uitgebreid waardoor de drempel voor Europees aanbesteden is overschreden. Ook is het voorgekomen dat het totaal van de opdracht de Europese drempel overstijgt waardoor er sprake is van een onrechtmatigheid. Een aantal van de onrechtmatige contracten zijn inmiddels beëindigd. Voor een aantal andere gevallen is een aanbesteding in gang gezet of wordt onderzocht wat de mogelijkheden daartoe zijn.

In het afgelopen jaar zijn diverse verbeteringen in gang gezet waarmee rechtmatigheidsfouten in de toekomst zoveel mogelijk voorkomen worden. Bij de controle op Europees aanbesteden wordt teruggekeken over een periode van 4 jaar. Het kost dan ook tijd om de effecten van ingezette verbeteracties te zien. Veel contracten zijn al aangegaan voordat de verbeteracties zijn ingezet.

Identificatie sociaal domein, jeugd en Wmo
Na een melding bij de gemeente start het onderzoek naar aanleiding van de hulpvraag of het signaal. De betrokkenen hebben een identificatieplicht. Dit betekent dat zij zich aan het begin van het gesprek moeten identificeren door middel van een geldig legitimatiebewijs. Op deze manier stelt de gemeente de identiteit van de betrokkenen vast. Een consistente vastlegging van deze waarneming in het cliëntdossier ontbreekt. Hierdoor is achteraf niet meer vast te stellen of deze controle daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. De identificatieplicht is een vereiste vanuit de wetgeving. Dit leidt tot een formele rechtmatigheidsfout. Per maart 2023 is het werkproces aangepast. Vanaf deze datum vullen de consulenten in de vak applicatie bij de cliënt onder de persoonsgegevens het identiteitsbewijs, nummer, soort en geldig tot in.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
De gemeente Schagen heeft geen overkoepelend M&O-beleid. In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop gericht zijn om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en waar nodig te sanctioneren. Tevens heeft de VIC de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik impliciet opgenomen in de interne controleplannen. Met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik zijn geen bevindingen geconstateerd.