Het I&A adviseursteam is sinds augustus 2023 weer bijna op sterkte door de invulling van 3 vacatures. In 2024 wordt nog een strategisch adviseur geworven.
Het applicatielandschap van onze gemeente en de diverse koppelingen zijn actueel in kaart gebracht. Daarbij zijn enkele niet meer benodigde applicaties opgezegd.
We hebben een nieuw zaaksysteem aanbesteed en een start gemaakt met de inrichting ervan. Het zaaksysteem heeft diverse koppelingen naar andere applicaties ten behoeve van de digitale dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Team I&A faciliteert en ondersteunt de organisatie bij de transitie naar het zaakgericht werken.
We hebben nieuwe processen geïntroduceerd voor aanvragen vanuit onze organisatie voor nieuwe applicaties en voor wijzigingen aan de bestaande ICT-omgeving. Dit om grip te houden op de ontwikkelingen op het gebied van de ICT en digitalisering van onze gemeente.
Ook hebben we een start gemaakt met de I-visie 2024-2028 en met een ‘AI-protocol’, oftewel een gedragscode. We zien dat AI, oftewel kunstmatige intelligentie, zich snel ontwikkelt. Ook in de verschillende systemen van de gemeente.
We hebben de mogelijkheden verkend voor een nieuwe technische ICT-infrastructuur en een nieuwe digitale werkplek voor medewerkers. We nemen daarbij steeds meer diensten af vanuit de cloud.
Aanbestedingen
In 2023 zijn enkele nieuwe applicatiesystemen aanbesteed. Waaronder een zaaksysteem en een applicatie voor het anonimiseren van documenten ten behoeve van de Woo. In samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben we ons mobiele telefooncontract aanbesteed en gegund. Ook hebben we voorbereidingen getroffen voor de aanbesteding van een nieuw Belastingen/WOZ-systeem en voor een softwarebroker contract.
Informatie & archiefbeheer
Begin 2023 hebben we definitief de bouwvergunningen over de periode 1900-2010 overgedragen aan het Regionaal Archief Alkmaar en hebben we de digitale werkkopieën vernietigd. Daarnaast heeft voor het eerst het Strategisch Informatieoverleg (SIO) plaatsgevonden tussen gemeentesecretaris en gemeente archivaris. Operationeel stond het jaar in het teken van de voorbereidingen voor het invoeren van het zaakgericht werken.
Informatiebeveiliging
We hebben nieuwe maatregelen genomen om de weerbaarheid van onze organisatie te verhogen tegen de toegenomen dreiging van buitenaf. Er is onder andere een penetratietest gedaan op de ICT-systemen van de gemeente en de aanbevelingen daaruit zijn opgevolgd. Daarnaast worden er sterkere wachtwoorden gebruikt in combinatie met 2-factor authenticatie.
Het proces van instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers, oftewel het toekennen en intrekken van autorisaties, hebben we opnieuw onder de loep genomen in samenwerking met HR. In 2024 vinden de vervolgstappen plaats.
We hebben een start gemaakt met het traject om de huidige 'Bring Your Own Device', oftewel BYOD, apparaten voor onze medewerkers te vervangen door een veiligere variant, 'Choose Your Own Device', oftewel CYOD. CYOD apparaten kunnen beter worden beheerd waardoor veiligheidsrisico’s worden beperkt.
Wij hebben meegedaan met de collectieve aanbesteding ‘Monitoring & Responsediensten ICT’ vanuit de VNG met als doel het voorkomen van inbreuk en schade als gevolg van ongewenste activiteiten in de ICT-infrastructuur van onze gemeente. In 2024 worden deze monitoring en response diensten verder ingericht.
Tenslotte, met een wekelijkse vraag, uitgezette phishing-acties en een nieuwe leermodule voor nieuwe medewerkers hebben we in 2023 ingezet op het vergroten van bewustzijn bij gebruikers op het vlak van informatieveiligheid en privacy.
Samenvattend
De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan snel en op het terrein van I&A is ook in 2023 weer veel gebeurd. Nieuwe wetten en regels vragen steeds sneller om aanpassingen van de informatiesystemen van onze gemeente. Een begrijpelijke, transparante overheid en een goede beveiliging van de informatie zijn hoofdthema’s. Wij werken daarmee samen met de ICT- leveranciers aan de innovatie van onze gemeentelijke ICT & digitale dienstverlening.